Datenverarbeitung: Öffentlichkeitsarbeit und Newsletter

Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten (Art. 4 Nr. 2 DS-GVO), die wir von Ihnen direkt, durch Networking-Aktivitäten, den Austausch mit Projektpartnern (Projektkonsortium) oder Recherche in öffentlich zugänglichen Quellen Rahmen erhalten. Relevante personenbezogene Daten sind:

Organisation/Institution,
Vor-und Nachname,
Geschlecht,
Telefonnummer,
E-Mail-Adresse.

Der tatsächliche Umfang der Datenarten variiert je nach Art und Umfang des Newsletter-/informativen Mailings.

Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Ihre personenbezogenen Daten werden zur Versendung von allgemeinen Mitteilungen und Informationen über Aktivitäten im Bereich der europäischen Forschungs- und Innovationsförderprogramme und sonstigen Angeboten im Bereich Wissenschaft, Forschung und Innovation, die für Sie interessant sein könnten, verwendet. Es handelt sich dabei um Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit. Dazu zählen auch informative Mailings im Rahmen der geförderten Projekte, zu denen wir durch eine öffentliche Institution verpflichtet sind. Ihr Vor- und Nachname sowie Ihr Geschlecht werden verarbeitet, um Sie im Rahmen von Newsletter-/informativen Mailings, die individuell auf eine bestimmte Empfängergruppe ausgerichtet sind, direkt anzusprechen.

Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. A DS-GVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Newsletter-Versand) erteilt haben, ist die Rechtsmäßigkeit dieser Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. A DS-GVO auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind.

Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 6 Abs. 1 lit. E DS-GVO)

Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrnehmung einer unserer vertraglich verpflichtenden Aufgaben erfolgt, die im öffentlichen Interesse liegen und uns durch eine öffentliche Gewalt übertragen wurden (bspw.: Außendarstellung des geförderten Projekts nach Maßgabe der durch die öffentlichen Fördereinrichtungen vorgeschriebenen Grundsätze, z.B. H2020 Programme, General Model Grant Agreement Art. 38), ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. E DS GVO gegeben.

Zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. F DS-GVO)

Sofern wir Sie im Rahmen unserer Öffentlichkeitsarbeit kontaktieren ,um Ihnen allgemeine Mitteilungen und Informationen über Aktivitäten im Bereich der europäischen Forschungs- und Innovationsförderprogramme und sonstigen Angeboten im Bereich Wissenschaft, Forschung und Innovation, die für Sie interessant sein könnten, zu übermitteln und Sie keine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. A gegeben haben und wir nicht zur Wahrnehmung einer Aufgabe handeln, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlich Gewalt erfolgt, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten das Vorliegen eines berechtigten Interesses nach Art 6 Abs. 1 lit. F DSGVO. Selbstverständlich haben Sie das Recht, uns jederzeit darüber in Kenntnis zu setzen, dass Sie diese Mailings zukünftig nicht mehr erhalten möchten (Widerrufsmöglichkeit).

Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb der European Research and Project Office GmbH erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Durchführung der Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit wie beispielsweise dem Erstellen und Versand von informativen Mailings benötigen.

Wir setzen zum Teil Sendinblue als Dienstleister für das Versenden von Mailings und Newslettern ein. Ihre Daten werden dabei an die Sendinblue GmbH übermittelt. Sendinblue ist es untersagt, Ihre Daten zu verkaufen und für andere Zwecke, als für den Versand von Newslettern zu nutzen. Sendinblue ist ein deutscher, zertifizierter Anbieter, welcher nach den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes ausgewählt wurde.

Weitere Informationen finden Sie hier: https://de.sendinblue.com/informationen-newsletter-empfaenger

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre Stammdaten bei informativen Mailings, zu denen wir im Rahmen geförderter Projekte durch eine öffentliche Institution verpflichtet sind, für die Dauer der Projektlaufzeit sowie darüber hinaus gemäß der vertraglich vereinbarten Aufbewahrungsfristen der jeweiligen Fördereinrichtung. Diese Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel fünf Jahre nach Erhalt der Abschlusszahlung des Projekts.

Bei Maßnahmen der Direktwerbung speichern wir Ihre Daten fünf Jahre nach dem letzten Kontakt zu eigenen Marketingzwecken, zur Zusendung von Werbematerial über eigene Aktivitäten und Förderprogramme und zur Geschäftsanbahnung betreffend dieser Angebote, soweit sie nicht vorher der Verwendung Ihrer Daten zu diesem Zweck widersprechen. Ihre Daten werden daher nach Ablauf von fünf Jahren seit Ihrem letzten Kontakt zu uns oder früher im Fall eines Widerspruchs gelöscht.

Ihre E-Mail-Adresse wird für diese Zwecke gelöscht, sobald Sie die Erlaubnis zur Verwendung Ihrer Daten zur Zusendung von Mailings widerrufen haben.

Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet grundsätzlich nur statt, wenn dies zur Wahrnehmung einer unserer vertraglich verpflichtenden Aufgaben erfolgt, die im öffentlichen Interesse liegen und uns durch eine öffentliche Gewalt übertragen wurden (bspw.: Außendarstellung des geförderten Projekts nach Maßgabe der durch die öffentlichen Fördereinrichtungen vorgeschriebenen Grundsätze, z.B. H2020 Programme, General Model Grant Agreement Art. 38).

In diesem Fall können Ihre personenbezogenen Daten in andere Länder als das Land, in dem sie ursprünglich erhoben wurden, übertragen und dort gespeichert werden. Dies umfasst die Vereinigten Staaten, Kanada sowie andere Länder außerhalb des EWR. In diesen sogenannten Drittländern gelten möglicherweise andere Datenschutzbestimmungen, als in dem Land, in dem Ihre Daten erhoben wurden. Sofern Ihre Daten in diese Länder übermittelt werden, verpflichten wir uns, den angemessenen Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten, indem die Verarbeitung Ihrer Daten gemäß dieser Datenschutzerklärung erfolgt und die geltenden gesetzlichen Bestimmungen, die einen angemessenen Schutz für die Übertragung personenbezogener Daten in Länder außerhalb des EWR bieten, befolgt werden.

Ihre personenbezogenen Daten werden nur in Drittländer übermittelt, nachdem geprüft wurde, ob Folgendes vorliegt:

Wenn die Europäische Kommission beschlossen hat, das Land, in das die personenbezogenen Daten übertragen werden, ein angemessenes Schutzniveau bietet (Art. 45 (1) DSGVO); oder
Der Empfänger der personenbezogenen Daten befindet sich in den USA und ist zertifiziert gemäß des US-EU Privacy Shield Framework (EU-US-Datenschutzschild); oder
Wir haben geeignete Garantien hinsichtlich des Transfers vorgesehen gemäß Art. 46 DSGVO und es werden EU-Standarddatenschutzklauseln mit dem Empfänger der personenbezogenen Daten (Daten-Importeur) abgeschlossen.

Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

Data processing: Public relations and newsletter

Which sources and data are used?

We process personal data (Art. 4, no. 2 GDPR) that we receive from you directly, through networking activities, the exchange of information with project partners (project consortium) or via a search in publicly available sources. Relevant personal data are:

Organisation/institution,
First name, last name,
Sex,
Telephone number,
E-mail address.

The actual extent and the type of data may differ depending on the nature and extent of newsletter/informative mailings.

Why do we process your data (purpose of processing) and what is the legal basis?

We process personal data in accordance with the provisions under the European General Data Protection Regulation (GDPR) and the German Federal Data Protection Act (Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)).

We process your personal data for the purpose of sending general messages and information about activities in the area of European research and innovation funding programmes as well as other activities in the area of science, research and innovation that might be of interest for you. These activities are considered external communication activities which include informative mailings within the scope of the funded projects to which we are obliged to by a public institution. Your first and last name as well as your sex will be processed to address you directly within the scope of newsletter/informative mailings which are individually produced for a certain group of recipients.

Based on your consent (Art. 6, para. 1, letter A GDPR)

To the extent that you provided your consent to the processing of your personal data for certain purposes (e.g. newsletter distribution), such processing is considered lawful pursuant to Art. 6, para. 1, letter A GDPR on the basis of your consent. A consent that has been given can be revoked at any time. This also applies to any revocation of consent that was given prior to the coming into force of the GDPR, i.e. prior to May 25, 2018.

Please note that any revocation is only applicable to the future use of your personal data. Processing of data that has been performed before your revocation is not affected.

To perform a task that is of public interest or is carried out in the exercise of official authority (Art. 6, para. 1, letter E GDPR)

To the extent that your personal data is processed to perform one of our tasks to which we are contractually obliged, which is of public interest and has been assigned to us by an official authority (e.g. public presentation of the funded project in accordance with the compulsory rules provided by the public funding authorities, e.g. H2020 programme, Art. 38 General Model Grant Agreement) the lawfulness of such processing is based on Art. 6, para. 1, letter E GDPR.

To protect our legitimate interest (Art. 6, para. 1, letter F GDPR

To the extent that we contact you within the scope of our external communication activities to provide to you general messages and information about activities in the area of European research and innovation funding programmes and other activities in the area of science, research and innovation that might be of interest for you, and you have not given your consent pursuant to Art. 6, para. 1, letter A GDPR and we do not act for the purpose of performing a task that is of public interest or is carried out in the exercise of an official authority, the processing of your data is legally based on the existence of a legitimate interest in accordance with Art. 6, para. 1, letter F GDPR. Of course, you have the right to inform us anytime that you do not wish to receive such mailings in the future (withdrawal option).

Who will receive my data?

Within the European Research and Project Office GmbH, your data will be transferred to those persons that need them to carry out their external communication activities as, for instance, the preparation and sending of informative mailings.

We sometimes use Sendinblue as a service provider for the sending of mailings and newsletters. For this purpose, your data will be transmitted to Sendinblue GmbH. Sendinblue is prohibited from selling your data and using it for other purposes than the sending of newsletters. Sendinblue is a certified German service provider which has been chosen in conformity with the General Data Protection Regulation and the German Federal Data Protection Act (Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)).

Further information is provided here: https://www.sendinblue.com/legal/termsofuse

How long will my data be stored?

We store your master data for the purpose of informative mailings to which we are obliged by a public institution within the scope of the funded projects for the duration of the project and beyond pursuant to the contractually agreed retention periods of the respective funding body. In general, the retention period is five years after the receipt of the project’s final payment.

Within the scope of activities relating to direct marketing, we store your data for five years after the last interaction for our own marketing purposes, for the mailing of promotional material relating to own activities and funding programmes and for the purposes of initiating business relating to these offers unless you object to the use of your data for this purpose beforehand. Accordingly, your data will be erased after five years since your last interaction with us or earlier in case of an objection.

Your e-mail address will be erased for these purposes as soon as you have revoked your consent to the use of your data for the purpose of sending you mailings.

Will my data be transmitted to a third country or international organisation?

Your data will only be transmitted to third countries (countries outside the European Economic Area (EEA)) if this is done in order to perform one of our tasks to which we are contractually obliged, which is of public interest and has been assigned to us by an official authority (e.g. public presentation of the funded project in accordance with the compulsory rules provided by the public funding bodies, e.g. H2020 programme, Art. 38 General Model Grant Agreement).

In this case, we may transfer to and store the information we collect about you in countries other than the country in which the information was originally collected, including the United States, Canada or other destinations outside the European Economic Area (“EEA”). Those countries may not have the same data protection laws as the country in which you provided the information. When we transfer your information to other countries, we will protect the information as described in this Privacy Policy and comply with applicable legal requirements providing adequate protection for the transfer of information to countries outside the EEA.

If you are located in the EEA, we will only transfer your personal data if:

The country to which the personal data will be transferred has been granted a European Commission adequacy decision (Art. 45 (1) GDPR); or
The recipient of the personal data is located in the US and has certified to the US-EU Privacy Shield Framework; or
We have put in place appropriate safeguards in respect of the transfer according to Art. 46 GDPR, we entered into EU standard contractual clauses with the recipient (data importer).

You have the right to obtain confirmation as to whether or not which personal data concerning him or her is transferred to a third country or to an international organisation. In this context, you may request to be informed of the appropriate safeguards according to Art. 46 GDPR regarding the transfer.