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Datenverarbeitung: Bewerbungsverfahren

Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogen Daten (Art. 4 Nr. 2 DS-GVO), die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen.

Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmung der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen, werden im Rahmen dieses Auswahlverfahrens und in Vorbereitung eines eventuellen Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet.

Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. B DS-GVO)

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in dem Bewerbungsverfahren sind Art.6 Abs. 1 lit. B und 88 Datenschutz-Grundverordnung i.V.m. § 26 Bundesdatenschutzgesetz in der seit dem 25.05.2018 geltenden Fassung. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Mit der Übermittlung Ihrer Bewerbungsunterlagen erklären Sie sich mit der Verarbeitung Ihrer Daten zu diesem Zweck einverstanden.

Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb der European Research and Project Office GmbH erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die mit dem Personalbeschaffungsprozess betraut wurden (z.B.: Geschäftsleitung, Personalabteilung).

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nicht.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Daten von Bewerberinnen und Bewerbern werden im Falle einer Absage sechs Monate nach Versendung der Absage gelöscht.

Für den Fall, dass Sie einer weiteren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zustimmen, werden wir Ihre Daten für die Dauer von zwei Jahren nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens aufbewahren. In diesem Fall fügen Sie Ihrer Bewerbung bitte eine schriftliche Erklärung mit dem folgenden Inhalt bei: „Ich stimme zu, dass meine im Rahmen dieses Bewerbungsverfahrens übermittelten Daten für eine Dauer von zwei Jahren nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert werden. Ich bin darauf hingewiesen worden, dass diese Einwilligung freiwillig ist und keine Auswirkungen auf meine Chancen im jetzigen Bewerbungsverfahren hat. Ich kann diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. In diesem Fall werden meine Daten unverzüglich gelöscht.“

Im Falle einer Beschäftigung, werden die personenbezogenen Daten für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert.

Werden Daten in Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nicht statt.

Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO, das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DS-GVO sowie ein Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 EU-DS-GVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei uns, in diesem Fall wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten Herrn Michael Schröder, verimax GmbH sowie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO i.V.m. § 19 BDSG).

Die zuständige Aufsichtsbehörde ist das

Unabhängige Datenschutzzentrum Saarland
Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Fritz-Dobisch-Straße 12
66111 Saarbrücken
Tel.: +49 681 94781-0
poststelle(at)datenschutz.saarland.de

Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, für die Begründung, Durchführung und Beendigung der Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den betreffenden Vertrag mit Ihnen durchzuführen.


Data processing: Application process

Which sources and data are used?

We process personal data (Art. 4, no. 2 GDPR) that you provide to us in relation to your application.

We process personal data in accordance with the provisions under the European General Data Protection Regulation (GDPR) and the German Federal Data Protection Act (Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)).

The data that you provide to us in relation to your application will be processed within the scope of the recruitment process and in preparation of a potential employment.

To meet contractual obligations (Art. 6, para. 1 letter B GDPR)

Art. 6, para. 1 letter B and Art. 88 GDPR in conjunction with § 26 of the German Federal Data Protection Act (Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)), as amended on May 25, 2018, form the basis for the processing of your personal data within the application process. In accordance therewith, the processing of those data is admissible which are required to take a decision on the initiation of an employment contract. By sending your application you consent to the processing of your data for this purpose.

Who will receive my data?

Within the European Research and Project Office GmbH, your data will be transferred to those persons that are in charge of the recruitment process (e.g. Management, Human Resources).

Your personal data will not be transmitted to any third party.

How long will my data be stored?

In case of a rejection, the applicant’s data will be erased six months after sending the rejection.

In case that you agree to a further storage of your personal data, we will keep your data for a duration of two years after the completion of the recruitment process. In this case, please include in your application a written statement with the following content: “I agree that the data that I transmit within the scope of the recruitment process will be stored for the duration of two years after the completion of the recruitment process. It was pointed out to me that this consent is given voluntarily and does not affect my changes in the current recruitment process. I may revoke this consent at any time for the future. In this case, my data will be erased immediately.”

In case of an employment, the personal data will be stored for the duration of the employment contract.

Will my data be transmitted to a third country or international organisation?

In principle there is no transmission of your data to any third country (countries outside the European Economic Area (EEA)).

Which data protection rights to I have?

Each individual has the right of access in accordance with Art. 15 GDPR, the right to rectification in accordance with Art. 16 GDPR, the right to erasure (right to be forgotten) in accordance with Art. 17 GDPR, the right to restriction of processing in accordance with Art. 18 GDPR, the right to data portability in accordance with Art. 20 GDPR as well as the right to object in accordance with Art. 21 GDPR. Limitations in accordance with §§ 34 and 35 of the German BDSG apply to the right to access and the right to erasure. In addition, individuals have a right to lodge complaints with us. In this case, please contact our data protection officer Mr. Michael Schröder, verimax GmbH as well as the competent data protection supervisory authority (Art. 77 GDPR in conjunction with § 19 BDSG).

The competent supervisory authority is

Unabhängige Datenschutzzentrum Saarland
Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Fritz-Dobisch-Straße 12
66111 Saarbrücken
Germany
Telephone: +49 681 94781-0
Poststelle(at)datenschutz.saarland.de

Am I obliged to provide my data?

Within the scope of our business relationship you only have to provide those personal data that are required for establishing, implementing and closing the business relationship and for fulfilling the related contractual obligations or in the case that we are legally required to collect the data. Without those data, we will generally not be able to perform the contract concerned.